Tim FERRIS (“La semana laboral de 4 horas”. RBA Editores- 2010) lo explica muy bien:

Antes de decidir qué quieres hacer con tu tiempo tienes que liberar ese tiempo y, para ello, hay tener muy definidos algunos conceptos:

Ser eficaz es hacer cosas que te acercan a tus metas.

Ser eficiente supone hacerlas de la manera más económica posible.

Hacer algo intrascendente bien, no lo convierte en importante.

Invertir mucho tiempo en una tarea, no la convierte en importante.

Y a continuación, expone dos métodos para aumentar la productividad, que son iguales entre sí, pero “dados la vuelta”:

1. Limitar las tareas a las importantes, para trabajar menos tiempo (principio 80/20).

2.- Acortar el tiempo de trabajo para limitar las tareas a las importantes (ley de Parkinson).

detecta tareas fundamentales que te proporcionan más réditos y establece plazos claros y muy cortos para realizarlas

El primer método tiene su origen en Vilfredo PARETO, economista-sociólogo cuya ley se resume así: “el 80% de la producción procede del 20% de los insumos”. Es una proporción que suele aplicarse a las más variadas facetas de la vida. Así, por ejemplo, si analizas a tus clientes, descubres que el 20% de tu cartera es la que te proporciona el 80% de los ingresos (¿por qué no los mimas?). FERRIES le da la vuelta más y dice “¿Qué 20% de las causas producen el 80% de mi infelicidad? ¿Qué 20% de las causas producen el 80% de mi felicidad y deseos cumplidos?”

Merece la pena pensarlo y analizarlo.

El segundo método tiene que ver con la llamada “Ley de PARKINSON” que reza así: «una tarea crecerá en importancia y complejidad (percibidas) en relación con el tiempo asignado para llevarla a cabo». Es la magia del fin inminente del plazo (de eso sabemos mucho los abogados): si tienes 24 horas para terminar un proyecto, el poco tiempo te forzará a concentrarte en su ejecución y no tendrás más remedio que hacer únicamente lo esencial. Si, en lugar de 24 horas, tienes dos semanas de plazo, emplearás los días en hacer montañas de un grano de arena. Dicho de otra forma y como pasa con el tiempo asignado para las reuniones: que se expande como un gas, que tiende a ocupar los espacios vacíos y, por tanto, llegarás al final del plazo con las mismas prisas y agobios, lo que no redundará, precisamente, en obtener un producto de mejor calidad, puesto que cuanto menor sea el plazo, mayor habrá sido la concentración exigida.

Como dice FERRIES:

Céntrate en los resultados y elimina las actividades que utilizas como distracción